Zpracování osobních údajů

PROHLÁŠENÍ O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Dle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), které nabylo účinnosti dne 25.5.2018.

Chráníme Vaše údaje

Tímto dokumentem Vám poskytujeme informace o Vašich právech souvisejících se zpracováváním Vašich osobních údajů ve společnosti IFB, a.s. Při jejich zpracovávání se řídíme právními předpisy a uzavřenými smlouvami. Zpracovávání osobních údajů probíhá vždy pouze v rozsahu daném konkrétní službou nebo účelem zpracování.

Tento dokument bude pravidelně aktualizován.

Můžete si být naprosto jisti, že s Vašimi osobními údaji nakládáme s řádnou péčí a v souladu s platnými právními předpisy. Vaše osobní údaje chráníme v maximální možné míře, která odpovídá standardní technické úrovni.

Ve společnosti IFB, a.s. platí přísná pravidla stanovující, kdo může mít přístup k osobním údajům a jaké osobní údaje může zpracovávat. Vaše osobní údaje zásadně nepředáváme mimo společnost IFB, a.s. a našeho vlastníka, s výjimkou případů, kdy máme Váš souhlas, ukládá nám to nebo nás k tomu opravňuje právní předpis nebo náš oprávněný zájem (např. v případě dodavatelů nebo v případě požadavků orgánů činných v trestním řízení apod.).

Doporučujeme Vám, abyste si informace pečlivě přečetli. Udělali jsme vše pro to, aby byly co nejsrozumitelnější. Pokud by Vám i přesto nebylo něco jasné, rádi vám kterýkoli pojem vysvětlíme. Pro dotazy můžete využít e-mailovou adresu info@dluhopisy-ifb.cz.

Jestliže nesouhlasíte se způsobem, jakým Vaše osobní údaje zpracováváme, můžete k ochraně svých práv podniknout kroky uvedené níže.

Na ochranu soukromí a osobních údajů dohlíží:
Úřad pro ochranu osobních údajů
adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 tel.: 234 665 111
web: www.uoou.cz.

Správce Vašich údajů

IFB, a.s.
IČ: 083 74 350
se sídlem K Vinici 1256, Zelené Předměstí, 530 02 Pardubice
zapsána v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Hradci Králové, oddíl B, vložka 3686
za níž je oprávněn jednat Martin Klazar, člen představenstva
(dále jen „Správce“)

 Správce Vaše údaje shromažďuje, disponuje jimi a nese odpovědnost za jejich řádné a zákonné zpracování. Vůči správci můžete uplatňovat svá práva způsobem uvedeným dále.

Zpracovávané údaje

Zpracováváme pouze takové údaje, abychom vám mohli poskytovat profesionální služby, abychom dodržovali zákonné povinnosti a chránili své oprávněné zájmy. Údaje shromažďujeme především o uživatelích našich služeb, včetně potenciálních klientů, kteří se o naše služby zajímají nebo které jsme s naší nabídkou oslovili. Podle povahy situace zpracováváme údaje například o zástupcích, včetně členů statutárních orgánů a zaměstnanců, o skutečných majitelích firem, o příjemci plateb, upisovatelích.

Zpracováváme Vaše základní údaje, údaje o službách, které využíváte, a to tak, aby okruh těchto údajů byl přiměřený, relevantní a omezený na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který Vaše osobní údaje zpracováváme. Naším hlavním záměrem je poskytovat Vám profesionální služby, zároveň ale musíme dodržovat naše zákonné povinnosti a chránit naše oprávněné zájmy.

Zpracováváme zejména tyto údaje:

• Identifikační údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci subjektu údajů.

Patří sem: titul, jméno, příjmení, pohlaví, rodné číslo, datum narození, číslo průkazu totožnosti (občanský průkaz nebo pas), adresa bydliště, IČ, DIČ, adresa sídla, pokud podnikáte.

Identifikační údaje jsou součástí každé smlouvy, kterou s námi uzavíráte.

• Kontaktní údaje umožňující komunikaci se subjektem údajů.

Patří sem: kontaktní adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa.

• Údaje o produktech a službách úzce související s tím, jak naše služby využíváte, nebo údaje které nám v průběhu spolupráce sdělujete nebo jinak vytváříte. Např.: číslo bankovního účtu, osoba příjemce/plátce (transakční údaje).
• Údaje z komunikace poskytnuté zejména prostřednictvím e-mailů. Při osobních setkáních sepisujeme zápis z jednání.

Účel zpracování dat

Vaše údaje zpracováváme v nezbytném rozsahu pro příslušný účel – např. abychom mohli poskytovat danou službu. Zahrnuje to případy, kdy sjednáváme novou smlouvu nebo je plněna již uzavřená smlouva. Typicky jde o identifikaci fyzické osoby, fyzické osoby podnikající nebo osoby oprávněné jednat za právnickou osobu (společnost).

Povinnost zpracovávat údaje nám stanoví řada právních předpisů. Například zákon č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (zákon proti praní špinavých peněz) stanovuje povinnost vyžadovat Vaše identifikační údaje. Mnohé údaje zpracováváme, neboť je to nezbytné pro splnění podmínek uzavřené smlouvy nebo pro ochranu práv a právem chráněných zájmů Správce, tak i třetích osob. Zpracování z tohoto důvodu je však omezeno, existenci oprávněného zájmu pečlivě posuzujeme.

V ostatních případech Vaše údaje zpracováváme pouze s Vaším souhlasem.

Mezi účely zpracování patří následující kategorie:

a) Identifikace klienta

Abychom s Vámi mohli uzavřít smlouvu a poskytovat naše služby, potřebujeme znát Vaše identifikační údaje. Vaši identifikaci nám zároveň nařizuje zákon proti praní špinavých peněz.

Důvod, proč údaje zpracováváme:

• pro Vaši smlouvu,
• plnění povinností z právních předpisů,
• pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu předcházení praní špinavých peněz.

b) Plnění smlouvy

Shromažďujeme a zpracováváme pouze údaje, které jsou potřebné a nezbytné pro plnění uzavřené smlouvy. Pro uzavření smlouvy potřebujeme znát Vaše identifikační a kontaktní údaje. Další okruh údajů závisí na charakteru služby, která je předmětem smlouvy. Například pro smlouvy o úpisu a koupi dluhopisů je nezbytné znát číslo průkazu totožnosti, jeho platnost kdo jej vystavil, číslo bankovního účtu.

Důvod, proč údaje zpracováváme:

• pro uzavření smlouvy,
• plnění povinností z právních předpisů,
• plnění povinností ze smlouvy,
• pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů.

c) Využívání služeb

Respektujeme Vaše potřeby a preference. Za tímto účelem zpracováváme zejména příslušné údaje o využívaných službách a údaje z naší komunikace a interakce, které nám sdělíte. Tím, že využíváte naše služby, dochází z naší strany ke zpracování údajů. Především se jedná o Vaše identifikační a kontaktní údaje, údaje o službách a geografické údaje. Údaje registrujeme, spravujeme a udržujeme je v aktuálním stavu.

Důvod, proč údaje zpracováváme:

• pro plnění smlouvy,

d) Marketing

V rámci marketingových činností zasíláme obchodní sdělení týkající se služeb a činností Správce i našich obchodních partnerů různými formami, včetně využití listinné korespondence, telefonu, e-mailu, internetu, včetně sociálních sítí. Zpracováním za účelem marketingu lépe porozumíme Vašim potřebám a preferencím a nalezneme nejvhodnější způsob spolupráce. Snažíme se o vylepšení našich distribučních kanálů, abychom Vás příhodnou formou informovali o našich službách. Taktéž chceme, aby byly naše portály pro klienta atraktivní, přehledné a snadno vyhledatelné. Zpracování pro účely přímého marketingu lze považovat za zpracování prováděné z důvodu oprávněného zájmu (např. zasílání e-mailů klientům).

Důvod, proč údaje zpracováváme:

• na základě Vašeho souhlasu
• pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů.

e) Prevence podvodného jednání, předcházení praní špinavých peněz

Při výkonu našich služeb provádíme činnosti jako prevence, odhalování či plnění požadovaných kroků pro šetření (potencionálního) podvodu nebo (potencionálního) neetického chování. Analyzujeme identifikační údaje a další nezbytné údaje podle zákona proti praní špinavých peněz.

Důvod, proč údaje zpracováváme:

• plnění povinností z právních předpisů
• pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů
• pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu předcházení praní špinavých peněz.

f) Účetnictví a daně

Shromažďujeme a zpracováváme identifikační a transakční údaje za účelem plnění našich účetních a daňových povinností vůči státním orgánům, které nám ukládá zákon o účetnictví, zákon o DPH a další české účetní a daňové zákony.

Důvod, proč údaje zpracováváme:

• plnění povinností z právních předpisů
• pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů.

g) Výkon, resp. obhajoba práv (spory)

V případě, že jsme nuceni vymáhat naše pohledávky právní cestou, resp. pokud jsme účastníky soudního řízení a řízení se týká Vaší osoby, použijeme v nezbytném rozsahu Vaše základní údaje, údaje o službách, údaje z naší komunikace a interakce, případně další údaje nezbytné k ochraně našich práv.

Důvod, proč údaje zpracováváme:

• pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů.

h) Vnitřní správa, reporting

Zpracováváme osobní údaje při plnění interních povinností nastavených v rámci společnosti. Například pro jednotlivé obchodní případy máme nastaven ucelený schvalovací a reportovací systém. Vaše základní údaje, kontaktní, údaje o službách jsou používány pro účely plánování, vyhodnocování reportingu anebo větší efektivity poskytovaných služeb. Některé údaje reportujeme i našemu vlastníkovi, zejména základní a kontaktní údaje o osobách jednajících za naše korporátní klienty.

Důvod, proč údaje zpracováváme:

• plnění povinností z právních předpisů
• pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů.

Doba uchování údajů

Vaše údaje uchováváme pouze po nezbytně nutnou dobu k zajištění práv a povinností plynoucích ze závazkového vztahu, tak i z příslušných právních předpisů. To vše v souladu se lhůtami uvedenými v uzavřených smlouvách, ve spisovém a skartačním řádu či v příslušných právních předpisech.

Předávání osobních údajů

Předání údajů, které nám předáváte se svým souhlasem, je dobrovolné. Předání ostatních údajů vyžadujeme, jelikož jejich zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, plnění našich právních povinností nebo ochranu našich oprávněných zájmů. Pokud nám takové údaje neposkytnete, nemůžeme Vám příslušnou službu nebo jiné plnění, při kterém od Vás osobní údaj vyžadujeme, poskytnout.

Některé údaje shromažďujeme a zpracováváme pouze s Vaším souhlasem. Jedná se především o údaje zpracovávané pro marketingové účely. Předání těchto údajů nám je dobrovolné. Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat.

Zdroje osobních údajů

Podle situace zpracováváme údaje, které jsme od Vás obdrželi, dále pak údaje z veřejně dostupných zdrojů a rejstříků, např. z obchodního rejstříku, živnostenského rejstříku, katastru nemovitostí, webových stránek i údaje od třetích stran. Pro vnitřní administrativní účely si mezi sebou předáváme údaje v rámci sesterských společností.

Zpracováváme především údaje, které nám sami předáváte nebo které svojí podnikatelskou aktivitou vytváříte. V případech, kdy je to k dosažení účelu zpracování Vašich údajů nezbytné a vhodné, obohacujeme tyto údaje o data z dalších zdrojů – interních a veřejných. Jedná se zejména o tyto případy:

a) Předávání údajů v rámci sesterských společností

V rámci společnosti IFB, a.s. (Správce), sesterskou společností MK accounting s.r.o., IČ: 28860543, se sídlem K Vinici 1256, Zelené Předměstí, 530 02 Pardubice, a sesterskou společností Investice a Finance s.r.o., IČ: 28788061, se sídlem Pardubice – Zelené Předměstí, K Vinici 1256, PSČ 53002, si předáváme Vaše identifikační a kontaktní údaje. Používáme je především za účelem komplexního řešení Vašich potřeb v podnikatelské oblasti, vnitřní správy a kvalifikovaného poradenství. Předávání údajů usnadňuje i vzájemné uzavírání smluv.

Příjemci osobních údajů

Vaše osobní údaje zásadně spravujeme uvnitř společnosti IFB, a.s. Údaje předáváme mimo společnost pouze tehdy, pokud nám to dovolíte nebo pokud to vyžaduje právní předpis. Pokud je to nezbytné k dosažení některého z účelů uvedených výše, zejména pokud externí subjektu v dané oblasti disponuje nezbytnou profesionalitou a odbornou úrovní, Vaše údaje jsou zpracovávány spolupracujícími distributory a dodavateli. Vaše data jsme povinni předávat i různým státním orgánům, vždy však za podmínek stanových právními předpisy.

Příjemci osobních údajů:

a) Zpracovatelé

Pokud někoho dalšího pověříme výkonem určité činnosti tvořící součást našich služeb, může při ní docházet ke zpracování příslušných osobních údajů. Stává se tak zpracovatelem osobních údajů. Zpracovatel je oprávněn nakládat s údaji výhradně pro účely výkonu činnosti, ke které byl příslušným správcem pověřen. V takovém případě není pro účely výkonu zpracovatelské činnosti vyžadován Váš souhlas, neboť takové zpracování umožňuje přímo právní předpis či plnění účelu vyplývajícího z uzavřené smlouvy. V ostatních případech je mezi Správcem a zpracovatelem uzavřena zpracovatelská smlouva, jejíž účelem je zajistit bezpečnost zpracovávaných osobních údajů při pověření zpracovatele a zároveň vymezení odpovědnosti.

Mezi zpracovatele patří:

• externí administrativní pracovníci,
• externí účetní,
• poskytovatelé IT služeb,
• notáři,
• advokáti,
• marketingové agentury.

b) Obchodní partneři (distributoři)

Spolupracujeme též s obchodními partnery z různých oblastí podnikání. Vzájemnou synergií dokážeme nalézt ta nejvhodnější řešení Vašich potřeb. V případě předání Vašich osobních údajů tak činíme s Vaším souhlasem nebo pro splnění účelu vyplývajícího z uzavřené smlouvy.

Vaše osobní údaje předáme též v případě, usoudíme-li, že tento partner Vám v dané oblasti poskytne kvalifikovanější poradenství, službu či produkt.

c) Ad hoc příjemci

 i.  Na vyžádání bez souhlasu

Některé orgány veřejné správy a další organizace jsou oprávněny vyžádat si informace o Vás. Jde zejména o dohledovou činnost soudů, Policii ČR či finančního úřadu. Údaje poskytujeme výhradně jen tehdy, pokud oprávnění vyžádat si tyto údaje umožňuje zákon.

ii. Na základě Vašeho souhlasu

Při naší činnosti také vyřizujeme žádosti na poskytování informací třetím stranám ve formě referencí. Vždy tak činíme na vaši žádost, resp. s vaším souhlasem.

Práva subjektů údajů

Vaše údaje zpracováváme transparentně, korektně a v souladu se zákonem. Máte právo na přístup ke svým údajům, na vysvětlení, přenos údajů, jakož i další práva, pokud se domníváte, že zpracování není v pořádku. Máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Vaše práva vyřizujeme obecně bezplatně. Dovolujeme si Vás však upozornit, že máme právo požadovat přiměřený poplatek za Vaši žádost nebo ji odmítnout, pokud je Váš požadavek zjevně nedůvodný nebo nepřiměřený, zejména protože se opakuje. V případě potřeby Vás můžeme požádat o poskytnutí dodatečných informací. Svou žádost nám můžete zaslat emailem nebo také dopisem, na kterém bude Váš podpis úředně nebo jiným vhodným způsobem ověřen. Na Vaši žádost odpovíme k tomu vhodným způsobem.

Pokud máte otázky, napište nám na info@dluhopisy-ifb.cz

a) Právo na informace o zpracování osobních údajů

Máte právo na přístup ke zpracovávaným údajům a další související informace. Práva třetích stran však tímto nesmí být dotčena.

b) Právo na přístup subjektu k osobním údajům

Na základě žádosti máte právo získat od Správce potvrzení, zda Vaše osobní údaje jsou nebo nejsou zpracovávány. V případě, že údaje zpracovávány jsou, máte můžete zažádat o kopii zpracovávaných osobních údajů.

c) Právo na opravu či aktualizaci údajů

V případě, že jsou Vaše údaje nesprávné, nepřesné, samozřejmě je opravíme. S přihlédnutím k účelům, pro které jsou údaje zpracovávány, máte právo, abychom také doplnili neúplné údaje.

d) Právo na výmaz údajů („právo být zapomenut“)

Máte právo na výmaz osobních údajů, pokud je naše zpracování neoprávněné.

e) Právo na omezení zpracování

Ve stanovených případech máte také právo na omezení zpracování údajů.

f) Právo na přenositelnost údajů

Můžete též zažádat o předání osobních údajů, které se Vás týkají a jejichž zpracování je založené na souhlasu nebo smlouvě, k jiném správci.

g) Právo vznést námitku

Námitku můžete uplatnit, pokud zpracování údajů provádíme na základě svého oprávněného zájmu, ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, včetně zpracování z obou těchto důvodů zahrnujícího profilování (tj. automatizované zařazení subjektu údajů do skupiny dle jeho výkonnosti, zdravotního stavu, ekonomické situace apod.).

h) Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodnutí založeného na profilování

Nerozhodujeme o Vašich právech podle žádného automatizovaného zpracování osobních údajů.

i) Neposkytnutí údajů

Osobní údaje, které od Vás požadujeme, nám můžete odmítnout poskytnout. Pokud jde ale o takové údaje, jejichž poskytnutí je z Vaší strany povinné, nemůžeme Vám související službu poskytnout.

j) Odvolání souhlasu

V případech, kdy ke zpracování Vašich údajů vyžadujeme Váš souhlas, jste oprávněni tento souhlas kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zpracování Vašich údajů po dobu, co byl tento souhlas Vámi platně udělen, ani na zpracování vašich údajů z jiných právních důvodů, pokud se aplikují (např. dodržování právních povinností nebo závazek z jiné smlouvy).

k) Omezení marketingu

Pokud jste nám udělili souhlas pro marketing nebo Vám z jiného oprávněného titulu od nás chodí obchodní nabídky, můžete svůj souhlas kdykoli odvolat nebo se ze zasílání nabídek odhlásit následujícími způsoby:

• přímo v našich obchodních sděleních je včleněna možnost zastavení jejich zasílání,
• můžete nám také písemně sdělit, že si již nepřejete dostávat obchodní sdělení. Pro elektronickou komunikaci můžete využít email info@dluhopisy-ifb.cz. Písemnost můžete též zaslat poštou na adresu společnosti IFB, a.s., K Vinici 1256, Zelené Předměstí, Pardubice 530 02.

Problematika osobních údajů v zákonech

Při zpracování vašich údajů se řídíme platnými právními předpisy, zejména: